ما هي مصفوفة RACI Matrix لإدارة المشروعات؟
مصفوفة توزيع المسؤوليات (RACI Matrix) لإدارة المشروعات
مصفوفة توزيع المسؤوليات أو ما يعرف بـ RACI Matrix وأحيانا RACI Chart، هي مصفوفة تستخدم لتوضيح أدوار ومسئووليات الموظفين في كل مهمة وحدث رئيسي وكل القرارات التي تحدث خلال المشروع. تم تصميم مصفوفة RACI لضمان سير العمل بشكل سلسل وضمان طرق الإتصال مع فريق العمل. يمكن أن تساعدك مخططات RACI في منع تعقيد الأمور في نهاية المشروع بعدد كبير من التغييرات لأنه لم تتم استشارته طوال المشروع.
ما هي مصفوفة RACI لإدارة المشروعات؟
مصفوفة RACI، هي نوع من مصفوفات RAM لتحديد المسؤوليات في إدارة المشروعات. من الناحية العملية، هو جدول بيانات بسيط يعرض جميع المسئوليين في المشروع ومستوى مشاركتهم في كل مهمة. وكلمة RACI هي مكونة من 4 حروف ( R – A – C – I) يمثل كل حرف دور من أدوار فريق العمل المحدد لهم، وتمثل تلك الحروب الكلمات الآتية:
- حرف الـ R إختصار لكلمة Responsible وهو الشخص المنفذ
- حرف الـ A إختصار لكلمة Accountable وهو الشخص المسؤول أو المساءل
- حرف الـ C إختصار لكلمة Consulted وهو الشخص المستشار
- حرف الـ I إختصار لكلمة Informed وهو الشخص المُخطر
سوف نقوم بتوضيح دور كل شخص على النحو التالي:
الشخص المنفذ – الـ Responsible:
الشخص المنفذ هو الذي يقوم بالعمل لإكمال المهمة ويمكن أن يكون أو مجموعة من الأشخاص (فريق عمل). يجب أن يكون لكل مهمة شخص واحد مسؤول على الأقل. عادة ما يكون المنفذين هم فريق عمل المشروع أو المطورين أو غيرهم من المبدعين.
الشخص المسؤول أو المساءل – الـ Accountable:
الشخص المسؤول في مصفوفة RACI يفوض المنفذين ويراجع العمل في المشروع. مهمته هي التأكد من أن الشخص أو فريق العمل يعرف أهداف المشروع ويعمل بشكل صحيح وينتهي من العمل في الوقت المحدد. يجب أن يكون لكل مهمة شخص واحد فقط مسؤول وليس أكثر. عادة ما يكون المسؤول في فريق المشروع، وعادة ما يكون في دور قيادي أو إداري. وهو المسؤول عن القرارات والتدابير.
الشخص المشاور أو المستشار – الـ Consulted:
الأشخاص التي يتم إستشارتهم يقدمون مدخلات وتعليقات حول الأعمال التي تتم إنجازها في المشروع. فيجب على مديري وفريق المشروع إستشارة أصحاب المصلحة قبل بدء مهمة الحصول على مدخلات المشروع وإحتياجاتهم، وخلال مرحلة العمل والإنتهاء منه للحصول على تعليقاته على نتيجة ما تم إنجازة.
لا تحتاج كل المشروعات إلى طرف استشاري، ولكن يجب على مدير المشروع مراعاة جميع أصحاب المصلحة المحتملين عند إنشاء مخطط RACI وتضمين أكبر عدد ممكن من الأطراف الاستشارية حسب الحاجة. ومع ذلك، قد تكون الأطراف التي تمت استشارتها أفرادًا في فريق المشروع لا يعملون في مهمة معينة ولكن سيتأثر عملهم بالنتيجة. غالبًا ما يكونون أيضًا زملاء في الفريق خارج فريق المشروع – حتى في الأقسام المختلفة – سيتأثر عملهم بنتائج المشروع.
الشخص المُخطر – الـ Informed:
الأشخاص المطلعين بالتقدم في المشروع ولكن لا تتم استشارتهم أو إغراقهم بتفاصيل كل مهمة. إنهم بحاجة إلى معرفة ما يجري لأنه قد يؤثر على عملهم، لكنهم ليسوا من صانعي القرار في هذه العملية. عادة ما تكون الأطراف المطلعة خارج فريق المشروع وغالبًا في أقسام مختلفة. قد يشمل مديري الفرق المتأثرة والقيادة العليا في الشركة.
متى يجب عليك استخدام مصفوفة RACI؟
يعد إطار عمل مخطط RACI مفيدًا لأي مشروع تقريبًا. مثال لإنشاء هذه المقالة فالكاتب هو الطرف المنفذ. المحرر مسؤول عن مراجعة المقالة. ومن المحتمل أنهم استشاروا المدير وأخصائي الـ SEO. ولكن يكون مخطط RACI مفيدًا للمشاريع المعقدة وطويلة الأمد التي تشمل الكثير من أصحاب المصلحة والمهام والمعالم ، خاصةً إذا كان العمل متداخلًا.
مثال: قد تتطلب برمجة نظام داخلي أن فريق التصميم والبرمجة يعملون معاً على المهام بشكل متزامن. ستؤثر كل مهمة على العمل في المبيعات والتسويق والتمويل وتطوير الأعمال. تتطلب التغييرات الهيكلية والجداول الزمنية والتكاليف الرئيسية مدخلات وموافقة من الإدارة العليا.
يقوم مدير المشروع عادةً بإنشاء مخطط RACI لتجنب فقدان تلك التفاصيل المهمة وضمان التواصل الواضح مع كل جهات العمل طوال المشروع.
المصادر:
